Angestellte*r als Direktionsassistenz (w/m/d)

Berliner Institut für Gesundheitsforschung | Berlin Institute of Health (BIH) | Berlin

Über uns

Über uns

Die Mission des Berlin Institute of Health (BIH) ist die medizinische Translation: Erkenntnisse aus der biomedizinischen Forschung werden in neue Ansätze zur personalisierten Vorhersage, Prävention, Diagnostik und Therapie übertragen, umgekehrt führen Beobachtungen im klinischen Alltag zu neuen Forschungsideen. Ziel ist es, einen relevanten medizinischen Nutzen für Patient*innen und Bürger*innen zu erreichen. Dazu etabliert das BIH als Translationsforschungsbereich in der Charité ein umfassendes translationales Ökosystem, setzt auf ein organübergreifendes Verständnis von Gesundheit und Krankheit und fördert einen translationalen Kulturwandel in der biomedizinischen Forschung. Das BIH wurde 2013 gegründet und wird zu 90 Prozent vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) und zu zehn Prozent vom Land Berlin gefördert. Die Gründungsinstitutionen Charité – Universitätsmedizin Berlin und Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft (MDC)waren bis 2020 eigenständige Gliedkörperschaften im BIH. Seit 2021 ist das BIH als dritte Säule in die Charité integriert, als Translationsforschungsbereich der Charité; das MDC ist Privilegierter Partner des BIH.Für das Centrum für Regenerative Therapien (BCRT) suchen wirzum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine*nAngestellte*r als Direktionsassistenz (w/m/d)Ihr Aufgabengebiet ist die Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle aller administrativer Vorgänge des BCRT-Sekretariates.

Aufgabenbeschreibung

  • Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle aller administrativer Vorgänge des BCRT-Sekretariates, insbesondere
  • Unterstützung der Zentrumsleitung im operativen Bereich
  • Kontrolle und Aufbereitung von Dokumenten sowie Erstellung von Präsentationen und Tisch- bzw. Beschlussvorlagen
  • Erledigung von Korrespondenzen in Deutsch & Englisch
  • Verwaltung von Posteingang und –ausgang
  • Büromaterialbeschaffung und -verwaltung sowie Wartung der Bürogeräte
  • Adressenverwaltung / Kontaktdatenbankpflege &Terminplanung
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen/Erstellung von Besprechungsprotokollen
  • Kommunikationszentrale für interne/externe sowie nationale/ internationale Kontakte des Centrums
  • Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeiter*innen des Centrums
  • Mithilfe bei der dezentralen Personalverwaltung, insbesondere Koordination der Arbeitszeiterfassung und der Urlaubsplanung
  • Veranstaltungsmanagement bei (inter-)nationalen Veranstaltungen, Kongressen,Tagungen und Seminarreihen sowie Bewirtung der  Gäste
  • Unterstützung der Pressestelle: Websitepflege, Mithilfe beim Erstellung von Broschüren, Postern oder Pressemitteilungen
  • Unterstützung des Antragsmanagements bei nationalen/internationalen Fördermittelanträgen und Berichten

Detailinfos

Geforderte Fähigkeiten

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Europa- oder Fremdsprachensekretär*in, Bürokauffrau/-mann oder ähnliche Qualifikation
  • Exzellente Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
  • Fähigkeit zum eigenständigen Arbeiten und „Mitdenken“
  • Nachgewiesene Kenntnisse im Projekt- und Veranstaltungsmanagement
  • Sehr gute Kenntnisse von MS Office, insbesondere Power Point und Access erwünscht
  • Grundkenntnisse in Typo3 CMS (Content-Management-System für Websites)
  • Sicheres, zuvorkommendes und gepflegtes Auftreten

Sprachen

  • Deutsch
  • Englisch

Benefits

  • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Forschungsinstitut
  • Eine unbefristete Vollzeitstelle (39 h/Woche)
  • Vergütung unter Berücksichtigung der persönlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TVöD VKA-K
  • Zusätzliche im öffentlichen Dienst übliche Leistungen (u.a. Jahressonderzahlung, VBL),
  • Gezielte Einarbeitung sowie gute Weiterbildungsmöglichkeiten,
  • 30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer Fünf-Tage-Woche) sowie bis zu 24 Gleittage pro Jahr
  • Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  • Wir leben Vielfalt!
  • Das BIH fordert qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber sowie ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Branche
Gesundheit & soziale Dienste, Wissenschaft & Forschung
Rahmenbedingungen
Unbefristeter Vertrag, Vollzeit
Karrierestufe
Professional
Eintrittsdatum
Flexibel
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