(Senior) Office Management / Assistenz (m/w/d) ab 30 Stunden/Woche

Conceptum Logistics Group Holding GmbH | Hamburg

Über uns

Einleitung

Als (Senior) Manager Board Office (m/w/d) unterstützen Sie die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, fungieren als Schnittstelle zu den Fachabteilungen und sind die erste Anlaufstelle für unsere internationalen Geschäftspartner und Kunden. Als Organisationstalent behalten Sie stets den Überblick und treiben Projekte eigenständig und verantwortungsbewusst voran.Projektlogistik ist unsere DNA. In der Conceptum Logistics Gruppe entwickeln wir für unsere Kunden maßgeschneiderte Transportlösungen, zu Wasser, zu Land oder in der Luft. Auf der ganzen Welt. Denn wir lieben komplexe Themen, suchen die Herausforderung und bieten Lösungen. Unseren Mitarbeitern bieten wir die Perspektive, unsere Zukunft mitzugestalten. Bei uns erwartet Sie ein offenes internationales Arbeitsumfeld. Als mittelständisches Unternehmen verfügen wir über kurze Entscheidungswege und alle Mitarbeiter übernehmen schnell Verantwortung. Vertrauen und Respekt prägen unseren Umgang miteinander.

Aufgabenbeschreibung

  • Unterstützung der Geschäftsführung
  • Vertrauensvolle Zusammenarbeit und Entlastung der Geschäftsführung
  • Konzeption von Lösungsalternativen und Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen
  • Koordination, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings
  • Planung, Buchung und Abrechnung von Reisen
  • Office Management
  • Proaktive Koordination und Optimierung der Büroprozesse sowie eigenständige Übernahme von Projekten
  • Eigenverantwortliche Steuerung von Ressourcen und Aufgaben
  • Verwaltung von Verträgen und Geschäftsunterlagen
  • Materialbeschaffung sowie anschließende Eingangsrechnungsprüfung
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Beauftragung von Kurieren
  • Korrespondenz und Koordination mit externen Dienstleistern wie z. B. der Reinigungsfirma
  • Begrüßung und Betreuung von internationalen Kunden und Gästen
  • Betreuung der Dienstwagen inklusive Schadensmanagement
  • Sonstiges
  • Organisation von Events wie z. B. Weihnachtsfeier und Sommerfest
  • Enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Corporate Communications, HR, IT und Finance

Detailinfos

Geforderte Fähigkeiten

  • Das qualifiziert Sie
  • Kaufmännische Ausbildung mit gutem Abschluss, z. B. zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
  • Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im beschriebenen Aufgabenbereich
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen
  • Das zeichnet Sie aus
  • Sie strukturieren Aufgaben nachvollziehbar und setzen diese den Prioritäten und Zeitvorgaben entsprechend um.
  • Sie sind dynamisch, zeichnen sich durch hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Teamgeist aus und scheuen sich nicht davor, Verantwortung für Aufgaben und Projekte proaktiv zu übernehmen.
  • Absolute Vertraulichkeit, Zuverlässigkeit und Genauigkeit sind für Sie ebenso selbstverständlich wie eine strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise.
  • Sie überzeugen durch Ihr authentisches Auftreten, sind geübt in der Kommunikation und Moderation mit verschiedenen Führungsebenen und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick.
  • Neuen Ideen stehen Sie offen gegenüber und kommen auch mit unvorhergesehenen Situationen zurecht.

Benefits

  • An unserem Headquarter am Hamburger Fischmarkt arbeiten wir in kleinen flexiblen Teams. Bei uns erwartet Sie ein offenes, internationales Arbeitsumfeld, kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien. Wir bieten unseren Mitarbeitern die Perspektive, unsere Zukunft mitzugestalten und sich aktiv zu beteiligen. Dabei unterstützen wir sie durch z.B. Coachings oder Fortbildungen. Regelmäßige Teamevents stärken unser positives Arbeitsklima und die offene Unternehmenskommunikation. Flexible Arbeitszeiten und -orte schaffen die Grundlage für eine gute Work-Life-Balance.
Branche
Transport & Logistik
Rahmenbedingungen
Unbefristeter Vertrag, Vollzeit, Teilzeit
Karrierestufe
Entry Level, Professional
Eintrittsdatum
Flexibel
Kontaktperson
Eileen Harms
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