Head of Administration (f/m/div)
European Centre of Excellence for Civilian Crisis Management e. V. | Berlin

Über uns

Einleitung

The European Centre of Excellence for Civilian Crisis Management e.V. (CoE) is looking for an Event Manager (f/m/div) in full-time. The position is foreseen to be filled on 1 February 2022. The position is initially limited to two years. The place of work is Berlin.The European Centre of Excellence for Civilian Crisis Management (CoE) e.V. is seeking an Event Manager for its virtual, hybrid and in-person workshops and other events. The Berlin-based CoE was opened in September 2020 during the German EU Council Presidency upon the initiative of the Federal Foreign Office. Its aim is to strengthen civilian crisis management. It is a service provider for the EU Member States and the EU institutions, especially the European External Action Service (EEAS). It is a knowledge hub for the collection and exchange of national models and experiences ("good practices") and for the development of concrete ideas and practices on how European civilian crisis management can be further developed. It has currently 21 members.Under the overall supervision of the Director, the advertised position of Event Manager is assigned to the work area of the Policy Officer Public Relations.

Aufgabenbeschreibung

  • Der Verwaltungsleiter / die Verwaltungsleiterin plant, strukturiert und setzt alle kaufmännischen, organisatorischen und administrativen Prozesse des CoE um und leitet die zur Abteilung gehörenden Verwaltungsangestellten an.
  • Zu den Aufgaben gehören:
  • Leitung der Verwaltung mit Zuständigkeit für die Bereiche Finanzen, Beschaffung, IT und Facility Management, Veranstaltungsmanagement sowie Personal und Recht
  • Entwicklung, Strukturierung und Gestaltung der erforderlichen Geschäftsprozesse für alle Bereiche in der Verwaltung
  • Personalverwaltung für das Stammpersonal (ca. 10 Personen) sowie Unterstützung des Direktors bei der Personalverwaltung für die zum CoE sekundierten nationalen ExpertInnen der Mitgliedsländer des CoE (aktuell ca. 10 Personen)
  • Erstellung und Präsentation des finanziell-administrativen Berichts inkl. Jahresabschluss auf der zweimal jährlich stattfindenden Mitgliederversammlung
  • Verantwortung des Haushalts- und Beschaffungswesens des CoE
  • Vorbereitung des jährlichen Budgets in Zusammenarbeit mit Stammpersonal und sekundiertem Personal
  • Erstellung des jährlichen Verwendungsnachweises
  • Verantwortung für die Einhaltung von Regelungen und Vorgaben im Zusammenhang mit der Finanzierung des CoE (Zuwendung aus Bundesmitteln sowie Mitgliedsbeiträge)
  • Liegenschaftsverwaltung (Räumlichkeiten und Ausstattung)
  • Reisekostenabrechnung nach dem BRKG
  • Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen und Vergaben sowie Vertragsgestaltung
  • Supervision von zwei Verwaltungsangestellten

Detailinfos

Geforderte Fähigkeiten

  • Erforderlich:
  • Abgeschlossenes Studium der Verwaltungswissenschaften, Jura, BWL oder gleichwertiger Abschluss
  • Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung u.a. in der öffentlichen Verwaltung oder bei einem Zuwendungsempfänger von Bundesmitteln
  • Fähigkeit zur Prozessstrukturierung und Ressourcenplanung
  • Erfahrungsbasierte und vertiefte Kenntnisse in folgenden Bereichen:
  • Projektmanagement
  • Zuwendungsrecht, Bundeshaushaltsordnung sowie Vergaberecht
  • Ausschreibung und Vergabe großvolumiger Projekte und Aufträge
  • Budgetplanung und -verwaltung und im Finanzcontrolling
  • Personalverwaltung
  • Staatsangehörigkeit eines Mitgliedslandes der Europäischen Union oder der EFTA (Norwegen, Island, Liechtenstein und Schweiz)
  • Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift (C2)
  • Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1)
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit und eine solide „hands-on“-Haltung
  • Organisations- und Leitungskompetenz
  • Wünschenswert
  • Kenntnisse in Datev und HRworks
  • Erfahrung mit Zuwendungen durch das Auswärtige Amt

Geforderte Talente

  • Teamfähigkeit
  • Leitungskompetenz
  • Organisationskompetenz

Sprachen

  • Deutsch
  • Englisch

Benefits

  • Eine verantwortungsvolle Position mit Raum für Ihre Ideen für die Gestaltung dieser zentralen Abteilung in einer jungen und dynamischen Organisation
  • Eine kollegiale Atmosphäre in einem internationalen Team
  • Modernste Ausstattung und repräsentative Büroräume im Herzen von Berlin
  • Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung
  • Die Höhe der Vergütung wird sich an dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Entgeltgruppe 12 TVöD) orientieren. Die Position ist zunächst auf zwei Jahre mit Verlängerungsoption befristet.
  • Das CoE hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und lädt qualifizierte Frauen ausdrücklich zu einer Bewerbung ein.
  • Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen bevorzugt berücksichtigt.
Branche
Öffentlicher Dienst & Verbände
Rahmenbedingungen
Befristeter Vertrag, Vollzeit
Karrierestufe
Professional, Lead
Eintrittsdatum
Flexibel
Kontaktperson
Dr. Volker Jacoby
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