Team-Assistenz (w/m/d)

Heinrich-Pette-Institut, Leibniz -Institut für Experimentelle Virologie | Hamburg

Über uns

Über uns

Das Heinrich-Pette-Institut, Leibniz-Institut für Experimentelle Virologie, ist eine selbständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein.Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n motivationsstarke/n, service- und teamorientierte/nSachbearbeiter/in (m/w/d) im Drittmittelmanagement (Voll- oder Teilzeit)

Aufgabenbeschreibung

  • Terminmanagement und Berichtwesen
  • Erledigung der anfallenden Korrespondenz, auch in Englisch
  • Assistenz bei Koordination von wissenschaftlichen Projekten
  • Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten
  • Protokollführung
  • Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen und Konferenzen
  • Planung und Durchführung von Bestellungen
  • Unterstützung im Auswahl- und Einstellungsprozess von Personal
  • Organisation von Besprechungen, Seminaren, Vorlesungen und Praktika
  • ggf. administrative Organisation des HPI Graduiertenprogramms
  • Buchung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen
  • Betreuung von Mitarbeitern/-innen und Gästen
  • Pflege von Publikations- und Vortragslisten
  • Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
  • Pflege der Telefon- und Adresslisten

Detailinfos

Geforderte Fähigkeiten

  • Quereinsteiger/innen aus dem wissenschaftlichen Bereich mit sehr gutem organisatorischen Talent oder Bewerber/innen mit abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung (Fremdsprachen- /Europasekretär/in mit mehrjähriger Berufspraxis) sowie entsprechender Berufserfahrung.
  • Sichere Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
  • Hohes Maß an Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
  • Gute kommunikative Fähigkeiten
  • Sicheres, kompetentes Auftreten
  • Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • Ein hohes Maß an Flexibilität
  • Sichere EDV-Kenntnisse, schwerpunktmäßig Microsoft Office

Benefits

  • Sehr gute Arbeitsatmosphäre mit vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten, internationalen Team
  • Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TV-AVH (vergleichbar TVöD)
Branche
Wissenschaft & Forschung
Rahmenbedingungen
Befristeter Vertrag, Teilzeit
Karrierestufe
Professional
Eintrittsdatum
Flexibel
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