Team-Assistenz (w/m/d)

Über uns

Das Heinrich-Pette-Institut, Leibniz-Institut für Experimentelle Virologie, ist eine selbständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein.Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n motivationsstarke/n, service- und teamorientierte/nSachbearbeiter/in (m/w/d) im Drittmittelmanagement (Voll- oder Teilzeit)

Aufgabenbeschreibung

• Terminmanagement und Berichtwesen
• Erledigung der anfallenden Korrespondenz, auch in Englisch
• Assistenz bei Koordination von wissenschaftlichen Projekten
• Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten
• Protokollführung
• Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen und Konferenzen
• Planung und Durchführung von Bestellungen
• Unterstützung im Auswahl- und Einstellungsprozess von Personal
• Organisation von Besprechungen, Seminaren, Vorlesungen und Praktika
• ggf. administrative Organisation des HPI Graduiertenprogramms
• Buchung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen
• Betreuung von Mitarbeitern/-innen und Gästen
• Pflege von Publikations- und Vortragslisten
• Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
• Pflege der Telefon- und Adresslisten

Detailinfos

Geforderte Fähigkeiten

• Quereinsteiger/innen aus dem wissenschaftlichen Bereich mit sehr gutem organisatorischen Talent oder Bewerber/innen mit abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung (Fremdsprachen- /Europasekretär/in mit mehrjähriger Berufspraxis) sowie entsprechender Berufserfahrung.
• Sichere Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Gute kommunikative Fähigkeiten
• Sicheres, kompetentes Auftreten
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Ein hohes Maß an Flexibilität
• Sichere EDV-Kenntnisse, schwerpunktmäßig Microsoft Office

Benefits

• Sehr gute Arbeitsatmosphäre mit vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten
• Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten, internationalen Team
• Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TV-AVH (vergleichbar TVöD)