Office-Manager / Akademie-Manager (w/m/d)

VuV Verband unabhängiger Vermögensverwalter Deutschland e.V. | Frankfurt am Main

Über uns

Über uns

Der VuV ist der größte Berufsverband der unabhängigen Vermögensverwalter in Deutschland. Unabhängige Vermögensverwalter sind Unternehmen, die über eine anerkannte Lizenz zur Finanzportfolioverwaltung der staatlichen Aufsichtsbehörde verfügen. Der Verband betreibt für seine Mitgliedsunternehmen eine eigene Weiter- und Fortbildungsakademie: zwei Seminarräume mit modernster Technik auf mehr als 500 Quadratmetern bei über 30 jährlichen Seminaren erwarten die Teilnehmer:Innen. Das alles mit phantastischem Weitblick über die Dächer Frankfurts. Das Seminarangebot reicht über regulatorische Themen bis hin zu Kommunikations- und Office-Seminaren. Viele davon werden in hybrider Form angeboten. Somit haben Teilnehmer:Innen die Möglichkeit zur Teilnahme vor Ort in der Akademie oder online-live am Bildschirm zuhause beziehungsweise im eigenen Büro.Zur Organisation und Betreuung von Seminaren und Lehrgängen in unserer verbandseigenen VuV-Akademie suchen wir am Standort Frankfurt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine(n):Office-Manager / Akademie-Manager (w/m/d)

Aufgabenbeschreibung

  • Organisation und Betreuung von In-house-Veranstaltungen
  • (in der Regel Tagesveranstaltungen werktags)
  • Vorbereiten der Veranstaltungen: Buchen von Catering und Servicekräften, Seminarunterlagen vervielfältigen, Räume und Technik vorbereiten
  • Veranstaltungsbetreuung von Präsenz- und Online-Live-Formaten (über ZOOM): Steuerung des Cateringpersonals, Empfang/Betreuung der Gäste, Ablauf-Kontrolle
  • Betreuung der Online-Lernplattform
  • Nachbereitung der Veranstaltungen: Versand Zufriedenheitsbefragung, Teilnehmerlisten, Rechnungserstellung anstoßen
  • Betreuung, Anmeldemanagement und Vermietung
  • Telefonzentrale und telefonische Anlaufstelle
  • Anfragen bei Raumvermietungen an Dritte
  • Terminplanung und -koordination
  • Digitale Datenpflege im CRM
  • Office-Tätigkeiten
  • Rechnungsversand und -eingangskontrolle
  • Buchführungsablage
  • Bestellwesen

Detailinfos

Geforderte Fähigkeiten

  • Idealerweise kommen Sie aus dem Hotel- oder Weiterbildungsumfeld und verfügen über eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität.
  • Außerdem haben Sie Spaß an gängigen Office-Tätigkeiten, wie zum Beispiel Zimmerreservierungen oder Reisekostenabrechnungen.
  • Flexibilität, Teamfähigkeit sowie MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Powerpoint) setzen wir voraus
  • Erfahrungen im Umgang mit einem CRM-System sind wünschenswert.
  • Sie sind freundlich und zuvorkommend, besitzen Organisationstalent, behalten den Überblick und haben den Dienstleistungsgedanken verinnerlicht.
  • Die Zufriedenheit der Gäste macht Ihnen Freude.

Benefits

  • Werden Sie Teil eines dynamischen Teams und lernen Sie die Vielfalt der Verbandsarbeit kennen. Unterstützen Sie dabei unser Engagement für unsere Mitgliedsunternehmen. Es erwarten Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit, kollegialer Zusammenhalt sowie eine moderne Arbeitsplatzausstattung über den Dächern Frankfurts.
Branche
Öffentlicher Dienst & Verbände
Rahmenbedingungen
Unbefristeter Vertrag, Vollzeit
Karrierestufe
Professional
Eintrittsdatum
Flexibel
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