Warum zu viele Tools Deine Produktivität bremsen
Recruiterin zum neuen Mitarbeiter:
“Also wenn Du direkt Fragen an mich hast, am besten über Slack. Alles was an den Chef geht, bitte per Mail mit mir im CC. Telegram nutzen wir meist für die Kommunikation mit dem Product-Team – außer Robert, der antwortet meistens nur auf Mails. Wir benutzen noch Todoist aber probieren gerade Asana aus. Wenn Du da fragen zu den Tickets hast, einfach in die Kommentare schreiben. Alles klar?”
Neue Kommunikations- und Organisationstools machen das Arbeiten im modernen Büroalltag schneller, effizienter und produktiver.
Oder etwa nicht?
Die Frage ist: Was machen Sachen wirklich? Helfen die neuen Tools die Kommunikation zu verbessern oder lenken sie nur ab?
Ich sage, sie können vor allem Probleme verursachen.
Problem 1 – Überforderung
Dieser Punkt ist noch recht offensichtlich. Zu viele Möglichkeiten der Kommunikation im Arbeitsalltag sind schlichtweg überfordernd. Man weiß nicht welcher Kanal denn nun der Wichtigste ist um auch ja nichts zu verpassen. Das führt zwangsläufig dazu, dass alle sich einen bestimmten Kanal aussuchen, der mehr im Auge behalten wird und solange nicht alle den gleichen Kanal als am wichtigsten empfinden, werden zwangsläufig Informationen übersehen.
Lösung: Einigt euch auf einen oder zwei Hauptkommunikationswege. Auch wenn diese vielleicht nicht die meisten Möglichkeiten für Optimierungen bieten. Hauptsache die Infos kommen an.
Problem 2 – Unterbrechungen
Man stelle sich vor, ein Journalist oder eine Jounalistin muss einen wichtigen Artikel schreiben, checkt aber alle 5 Minuten neue Nachrichten auf Slack und lässt sich so aus dem Schreibfluss reißen. “Um einen produktiven Flow-Zustand zu schaffen, braucht es etwa 20 Minuten ununterbrochenen Fokus” schreibt z.B. Userlike. Flow-Zustand nennt man den Zustand, in dem man so hoch konzentriert ist, dass man alles um sich herum ausblendet und sogar den Sinn für die Zeit verliert. Wenn man es schafft, sich regelmäßig in diesen Zustand hineinzuversetzen, steigert das die Produktivität enorm. Mit Unterbrechungen durch die Beantwortung der Nachrichten von Coworkern kann dieser Zustand jedoch nicht aufrecht erhalten werden.
Lösung:
Erwartet als Team nicht, dass Teamkollegen oder Teamkolleginnen sofort auf Nachrichten antworten. Gebt euch Zeit. Wenn es wirklich mal einen absoluten Notfall gibt, kann man persönlich an den Tisch des Kollegen oder der Kollegin kommen.
Problem 3 – Suchtgefahr
Der Grund, weswegen man dazu neigt, lieber up-to-date sein zu wollen als sich auf seine Arbeit zu konzentrieren, ist menschlich. Durch messenger-ähnliche Kommunikationsdienste wie Slack entsteht ein ähnliches Suchtpotenzial wie bei Whatsapp, Instagram oder sonstigen Apps mit Push-Mitteilungen.
Jede Reaktion auf eine Nachricht gibt einem das Gefühl etwas von seiner Arbeit “erledigt” zu haben. Ein glückliches Gefühl. Das Glückshormon Dopamin wird ausgeschüttet und signalisiert dem Gehirn “Das fühlt sich gut an, da möchte ich mehr von.” Beim nächsten Mal wiederholt sich der Prozess und irgendwann gewöhnt man sich daran, eintrudelnde Nachrichten den aufwändigen, dopamin-armen Arbeiten vorzuziehen. Das kann soweit gehen, dass Mitarbeiter*Innen das Anklicken bzw. Wegklicken von Benachrichtigungen als einen Hauptbestandteil ihrer Arbeit verstehen. Man überlege sich, was es kostet, wenn 20 Mitarbeiter*Innen 10% ihres Tages damit verbringen, irrelevante Nachrichten wegzuklicken und vermeintlich wichtige möglichst schnell zu beantworten.
Lösung:
Entzug. Stellt eure Mitteilungen auf stumm oder schaltet sie ganz aus. Nehmt euch dann alle 2-3 Stunden kurz Zeit um nachzusehen, ob jemand euch etwas Wichtiges mitzuteilen hatte. Ich verspreche euch, in den 3 Stunden wird die Welt nicht untergegangen sein.
